CHÍNH SÁCH HOÀN TIỀN

HỒNG PHÁT TRAVEL

Trực thuộc Công ty Cổ phần Tập đoàn Truyền thông Hồng Phát

1. Mục đích và phạm vi áp dụng

Chính sách hoàn tiền được xây dựng nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng khi sử dụng các sản phẩm, dịch vụ do Hồng Phát Travel cung cấp hoặc phân phối.

Chính sách áp dụng đối với các dịch vụ bao gồm:

• Tour du lịch trong nước và quốc tế.

• Combo du lịch, vé máy bay và dịch vụ vận chuyển.

• Phòng khách sạn, resort và các dịch vụ lưu trú.

• Dịch vụ trải nghiệm, vui chơi, giải trí và các sản phẩm du lịch khác.

• Các sản phẩm được đặt qua nhân viên kinh doanh, cộng tác viên hoặc các kênh phân phối chính thức của Hồng Phát Travel.

2. Các trường hợp được xem xét hoàn tiền

2.1. Hồng Phát Travel hủy dịch vụ

Trường hợp Hồng Phát Travel chủ động hủy dịch vụ vì lý do thuộc trách nhiệm của công ty, khách hàng được lựa chọn:

• Chuyển sang ngày khởi hành hoặc dịch vụ khác phù hợp, theo thỏa thuận.

• Nhận hoàn lại toàn bộ số tiền đã thanh toán cho phần dịch vụ bị hủy nếu không lựa chọn phương án thay thế.

2.2. Nhà cung cấp không thể cung cấp dịch vụ

Trường hợp khách sạn, đơn vị vận chuyển, đơn vị tổ chức tour hoặc nhà cung cấp liên quan không thể thực hiện dịch vụ đã xác nhận, Hồng Phát Travel sẽ phối hợp tìm phương án thay thế tương đương hoặc thực hiện hoàn tiền theo điều kiện đã thỏa thuận và nghĩa vụ pháp luật áp dụng.

2.3. Dịch vụ không đúng cam kết

Nếu dịch vụ thực tế không đúng với nội dung đã xác nhận và thuộc trách nhiệm của Hồng Phát Travel, công ty sẽ xem xét đổi dịch vụ, bù đắp phần giá trị chênh lệch hoặc hoàn tiền tương ứng với phần dịch vụ không được cung cấp đúng cam kết, tùy từng trường hợp.

2.4. Khách hàng chủ động hủy dịch vụ

Khách hàng có nhu cầu hủy đặt chỗ sẽ được xem xét hoàn tiền theo thời điểm gửi yêu cầu, loại sản phẩm, điều kiện hủy đã được thông báo khi đặt dịch vụ và các khoản chi phí thực tế không thể thu hồi hợp lệ.

3. Chính sách hoàn tiền khi khách hàng hủy tour

Đối với tour du lịch thông thường, Hồng Phát Travel có thể áp dụng khung phí hủy tham khảo dưới đây khi điều kiện riêng của tour chưa quy định khác:

Lưu ý: Đây là khung đề xuất để Hồng Phát Travel tham khảo, không phải mức phí bắt buộc chung của ngành du lịch. Công ty cần điều chỉnh theo từng chương trình tour, lịch khởi hành, điều kiện nhà cung cấp và chi phí thực tế. Không áp dụng máy móc nếu trái với hợp đồng hoặc quy định pháp luật.

Đối với tour lễ, Tết, tour quốc tế, vé máy bay, combo khuyến mại và các sản phẩm có điều kiện hủy riêng, chính sách cụ thể phải được thông báo cho khách hàng trước khi xác nhận đặt dịch vụ.

4. Chính sách hoàn tiền đối với phòng nghỉ, combo và dịch vụ trải nghiệm

4.1. Phòng khách sạn và resort

• Đặt phòng có điều kiện hoàn hủy: áp dụng theo thời hạn và mức phí đã xác nhận khi đặt phòng.

• Đặt phòng không hoàn hủy: thực hiện theo điều kiện đã công bố trước khi khách thanh toán, phù hợp với pháp luật.

• Trường hợp cơ sở lưu trú không thể cung cấp phòng đã xác nhận: phối hợp bố trí phương án thay thế hoặc xử lý hoàn tiền theo thỏa thuận và trách nhiệm của các bên.

4.2. Combo du lịch

Combo bao gồm nhiều dịch vụ như phòng nghỉ, vé máy bay, phương tiện vận chuyển hoặc tour tham quan. Mỗi thành phần có thể có điều kiện hoàn hủy khác nhau.

Số tiền hoàn được xác định dựa trên các dịch vụ có thể hủy, khoản tiền nhà cung cấp hoàn lại và các chi phí hủy hợp lệ đã được thông báo. Hồng Phát Travel sẽ cung cấp thông tin tính toán khi khách hàng yêu cầu.

4.3. Dịch vụ trải nghiệm, vé vui chơi

Việc hoàn tiền phụ thuộc vào điều kiện của từng sản phẩm, thời hạn sử dụng và tình trạng xác nhận với nhà cung cấp. Các điều kiện không hoàn tiền phải được công bố rõ trước khi khách hàng thanh toán.

5. Trường hợp bất khả kháng

Các tình huống như thiên tai, bão lũ, dịch bệnh, yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc các sự kiện khách quan khác có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện chuyến đi.

Trong những trường hợp này, Hồng Phát Travel sẽ thông báo kịp thời và phối hợp với khách hàng để lựa chọn phương án phù hợp, bao gồm:

• Đổi ngày khởi hành hoặc chuyển sang dịch vụ khác.

• Bảo lưu giá trị thanh toán theo thời hạn và điều kiện được các bên thống nhất.

• Hoàn tiền theo khoản thực tế được hoàn lại từ nhà cung cấp và nghĩa vụ pháp lý tương ứng.

Việc xử lý sẽ căn cứ vào hợp đồng, điều kiện dịch vụ và quy định pháp luật áp dụng; không mặc nhiên từ chối hoàn tiền chỉ vì phát sinh sự kiện bất khả kháng.

6. Quy trình yêu cầu hoàn tiền

Khách hàng thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu hoàn tiền

Khách hàng liên hệ nhân viên phụ trách hoặc kênh chăm sóc khách hàng chính thức của Hồng Phát Travel, cung cấp mã đặt dịch vụ, họ tên, số điện thoại và lý do yêu cầu.

Bước 2: Xác minh thông tin

Hồng Phát Travel kiểm tra tình trạng đặt chỗ, số tiền đã thanh toán, điều kiện hoàn hủy và xác nhận với nhà cung cấp nếu cần thiết.

Bước 3: Thông báo kết quả

Công ty thông báo số tiền được hoàn, các khoản khấu trừ hợp lệ (nếu có), phương thức hoàn tiền và thời gian dự kiến xử lý.

Bước 4: Thực hiện hoàn tiền

Sau khi hồ sơ được xác nhận đầy đủ và các điều kiện hoàn tiền được đáp ứng, công ty tiến hành hoàn tiền theo phương thức đã thống nhất.

7. Thời gian hoàn tiền

• Thời gian xử lý hồ sơ nội bộ dự kiến: từ 3–5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin hợp lệ.

• Thời gian chuyển tiền dự kiến: từ 5–15 ngày làm việc sau khi yêu cầu được phê duyệt, tùy phương thức thanh toán và tình trạng đối soát với nhà cung cấp.

• Đối với các dịch vụ cần chờ hãng hàng không, khách sạn hoặc đối tác hoàn tiền, thời gian có thể kéo dài hơn. Hồng Phát Travel sẽ thông báo lý do và tiến độ dự kiến cho khách hàng.

Thời hạn trên là thời gian mục tiêu đề xuất, không thay thế thời hạn bắt buộc theo pháp luật hoặc cam kết riêng trong hợp đồng.

8. Phương thức hoàn tiền

Hồng Phát Travel ưu tiên hoàn tiền qua phương thức thanh toán ban đầu hoặc tài khoản ngân hàng đứng tên người thanh toán.

Khách hàng cần cung cấp thông tin chính xác để hạn chế sai sót. Trường hợp cần hoàn tiền cho người khác, công ty có thể yêu cầu xác nhận phù hợp nhằm đảm bảo an toàn giao dịch.

Các khoản phí ngân hàng hoặc phí giao dịch chỉ được khấu trừ khi có căn cứ hợp lệ, được thông báo rõ và phù hợp với thỏa thuận cùng quy định pháp luật.

9. Những trường hợp cần lưu ý

• Khách hàng không có mặt đúng giờ hoặc tự ý bỏ chuyến sau khi dịch vụ đã bắt đầu có thể không được hoàn tiền cho phần dịch vụ không sử dụng, tùy điều kiện áp dụng.

• Khách hàng tự ý rời đoàn hoặc không sử dụng một phần dịch vụ không mặc nhiên được hoàn tiền.

• Yêu cầu thay đổi tên, ngày đi, số lượng khách hoặc nội dung dịch vụ được xử lý theo điều kiện của sản phẩm và nhà cung cấp.

• Mọi khoản phí hủy, điều kiện không hoàn tiền và giới hạn trách nhiệm phải được thông báo rõ ràng trước khi khách hàng xác nhận đặt dịch vụ.

10. Tiếp nhận khiếu nại và hỗ trợ

Nếu không đồng ý với kết quả xử lý hoàn tiền, khách hàng có thể gửi yêu cầu xem xét lại kèm theo mã đặt dịch vụ, chứng từ thanh toán và các thông tin liên quan.

Hồng Phát Travel tiếp nhận, kiểm tra và phản hồi trong thời gian hợp lý, phối hợp giải quyết trên tinh thần minh bạch, thiện chí và tôn trọng quyền lợi hợp pháp của khách hàng.

11. Hiệu lực áp dụng

Chính sách này có hiệu lực kể từ ngày được Hồng Phát Travel chính thức công bố và áp dụng cho các giao dịch thuộc phạm vi điều chỉnh.

Đối với các đặt chỗ đã xác nhận trước thời điểm chính sách có hiệu lực, điều kiện đã thỏa thuận khi giao dịch được áp dụng, trừ trường hợp các bên thống nhất khác hoặc pháp luật có quy định khác.

HỒNG PHÁT TRAVEL

Trực thuộc Công ty Cổ phần Tập đoàn Truyền thông Hồng Phát

Cam kết minh bạch trong giao dịch, đồng hành cùng khách hàng và nỗ lực bảo vệ quyền lợi hợp pháp của khách hàng trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ.

Đối với tour du lịch thông thường, Hồng Phát Travel có thể áp dụng khung phí hủy tham khảo dưới đây khi điều kiện riêng của tour chưa quy định khác: